配送業者へのクレーム
配送業者とのトラブルを、すべて該当する荷物に紐づける
配送業者へのクレームを対象の荷物に紐づけたまま、その進捗を記録しましょう。
配送業者とのトラブルを該当する荷物に紐づける
- 該当する荷物
クレームと並べて、注文、受取人、配送業者、追跡番号を確認できます。
- クレームの進捗
回答が届くたびに、件名、配送業者の参照番号、ステータス、メモを記録しましょう。
- わかりやすい履歴
受付日と解決日を保持したり、誤って登録したクレームを取り消したりできます。
案件の追跡に必要な参照情報をまとめる
注文、受取人、配送業者、追跡番号を確認しながらクレームを登録しましょう。件名と配送業者の参照番号があれば、回答が届いたときにもトラブルを特定でき、案件が対象の荷物から切り離されることを防げます。
クレームの進行に合わせて、状態とメモを管理しましょう。受付日と解決日によってチームは経過を時系列で把握でき、新たに発生したトラブルとすでに解決済みのものを区別しやすくなります。
配送業者とのトラブルを特定できる状態に保つ
対象の荷物. 注文、受取人、配送業者、追跡番号をクレームとあわせて保持しましょう。これらの情報で、対象となる実際の配送を特定できます。
件名と配送業者の参照番号. トラブルの内容と、配送業者から提供された参照番号を記録しましょう。後から届いた回答を正しい案件と照合するのに役立ちます。
日付、状態、メモ. 現在の状態とあわせて、受付時と解決時の経緯を管理しましょう。社内のステータスだけでは、補償が支払われた証明にはなりません。
結果を約束せずに案件を追跡
このレコードで、配送業者とのやり取りを整理できます。ショップでステータスを更新しても、それだけで配送業者が責任を認めたことや補償を支払ったことの証明にはなりません。裏付けとなる回答は案件の記録に残しておきましょう。
誤って作成したクレームは、用意されている操作で取り消しましょう。荷物の受取拒否や倉庫への返送の場合は、必要に応じてクレームとあわせて受取拒否された荷物のワークフローも使用してください。
配送業者から回答が届くまで案件を管理
該当する案件を開く. 対象の出荷から始めて、追跡情報を確認しましょう。ほかのチームメンバーが対応を引き継げるよう、トラブルの内容を記述してください。
回答の経緯を管理する. 案件の進行に合わせて、配送業者の参照番号とメモを最新の状態に保ちましょう。解決として記録する前に、配送業者からの実際の回答を確認してください。
ほかの結果と区別する. 返送される商品には受取拒否された荷物の処理を、顧客への払い戻しには支払いの返金を使いましょう。誤って作成したクレームは、用意されている操作で取り消してください。
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配送業者へのクレームに関するご質問
関連する注文、受取人、配送業者、追跡番号が案件とあわせて表示されます。
はい。クレームのレコードには配送業者の参照番号が含まれます。
はい。案件の進行に合わせて、メモと状態を管理できます。
はい。これらの日付が、クレームの記録上の経過を示します。
はい。誤って登録した案件には、取り消し操作を使用してください。
いいえ。補償は、ショップの記録だけでなく、配送業者の実際の判断によって決まります。