Guide · Ultineo SaaS
De l'idée au cahier des charges
Ce guide s'adresse au dirigeant ou au responsable qui a besoin d'un logiciel sur mesure et n'a jamais rédigé de cahier des charges. Vous saurez décrire votre besoin sous forme de situations que l'on peut vérifier, chacune avec son utilisateur, son action, ses informations, son résultat et son exception. Aucune connaissance technique n'est nécessaire : les mots sont ceux de votre métier.
Vérifié sur le produit en novembre 2026
Les cinq éléments d'une exigence vérifiable
- L'utilisateur
Nommez la personne par son rôle : le responsable, le technicien, le client. Une exigence sans personne ne peut être vérifiée par personne.
- L'action
Un verbe pour la seule chose que fait cette personne : demande, attribue, confirme. Si vous avez besoin du mot « et », écrivez deux exigences.
- Les informations
Ce que la personne lit ou saisit pour agir, et d'où cela vient. Précisez ce qui est obligatoire.
- Le résultat
Ce que la personne voit quand cela a fonctionné, et ce qui a changé pour la personne suivante. C'est la phrase que vous vérifierez.
- L'exception
Le cas qui change la règle : une information manquante, une personne non autorisée, un créneau déjà pris. Dites ce que l'utilisateur voit alors.
- Ce qu'un cahier des charges n'est pas
Un cahier des charges, que l'on appelle aussi spécifications, n'est ni une liste d'écrans ni un document technique. C'est une liste de situations que l'on peut vérifier, écrite avec vos mots.
1. Racontez une situation du début à la fin
Ne commencez pas par le logiciel. Partez d'un travail qui prend du temps aujourd'hui et racontez-le comme une histoire : qui commence, ce que cette personne transmet, qui décide, ce que la première personne reçoit à la fin.
Ajoutez ensuite les documents qui montrent comment cela se fait aujourd'hui : un formulaire, un tableur, un e-mail. Pour chacun, dites ce qui reste et ce qui change.
Exemple. Un atelier répare des machines à café pour des cafés : aujourd'hui, un café téléphone, puis la responsable note la réparation dans un tableur et appelle un technicien. Son histoire : un café demande une réparation, la responsable attribue un technicien et un créneau, le café reçoit une date confirmée. Elle joint le tableur et signale les colonnes à garder.
Dans Ultineo. Un projet est ouvert dans Ultineo SaaS après l'étude de votre demande par notre équipe, et votre logiciel est ensuite conçu et construit avec vous. Dans l'espace du projet, la préparation part des étapes « Premiers pas » du « Tableau de bord » : décrivez le problème et le résultat attendu dans « Que fera votre projet ? », complétez « Qui sont vos utilisateurs / clients ? » et « Modules clés », ajoutez les liens utiles dans « Références / inspiration » et cliquez sur Enregistrer. Notre équipe examine ensuite cette présentation (« Analyse de votre projet »).
2. Délimitez une première version vérifiable
Listez tout ce que vous aimeriez, puis gardez un parcours utile à lui seul : une équipe, un processus qu'elle connaît, un résultat que vous pouvez vérifier. Regroupez ce qui va ensemble par responsabilité, pas par écran.
Notez les autres idées sous « plus tard ». Une idée qui reste visible n'est pas une condition de démarrage.
Exemple. L'atelier aimerait des demandes de réparation, un stock de pièces détachées, des factures et des rappels. La première version garde un seul parcours : une réparation demandée, attribuée et confirmée. Le stock et les factures passent dans la liste « plus tard », avec une ligne chacun sur leur utilité.
Dans Ultineo. Dans l'espace du projet, un domaine métier regroupe des tâches liées et contient plusieurs fonctions et pages ; l'interface présente les domaines dans Modules. Pendant la préparation, ouvrez Modules, vérifiez le « Nom du module » et la Description de chaque entrée, complétez « Ajouter un module » et cliquez sur Ajouter s'il manque une proposition, puis cliquez sur « Valider les modules » lorsque la liste convient. Tout ajout, modification ou suppression annule la validation.
3. Écrivez chaque exigence en quatre éléments
Reprenez chaque moment du parcours et écrivez une phrase en quatre éléments : l'utilisateur, l'action, les informations, le résultat. Employez les mots que votre équipe emploie déjà.
Mettez la phrase à l'épreuve : un collègue absent de la réunion pourrait-il dire si un écran fait cela ou non ? Si la réponse dépend de ce que vous vouliez dire, la phrase n'est pas finie.
Exemple. Vague : « La responsable gère le planning. » Vérifiable : « La responsable attribue à une réparation un technicien et un créneau de deux heures, choisis parmi les créneaux libres de la semaine. Le café voit alors la date et le nom du technicien. »
Dans Ultineo. Pour lire ce qui est prévu pour un domaine, ouvrez Modules et cliquez sur Configurer pour le domaine concerné : vous y lisez son objectif, son parcours et son périmètre inclus, puis les « Fonctionnalités de l'application » et les « Fonctionnalités de l'administration ». Sur une page, Informations permet de comparer « Ce qui est inclus » et « Ce qui n'est pas inclus ». Cette analyse sert de référence pour vérifier que la construction répond au bon besoin métier.
4. Ajoutez l'exception qui change la règle
Une règle qui n'a que son cas habituel est une demi-règle. Pour chaque exigence, demandez-vous ce qui se passe quand une information manque, quand la personne n'est pas autorisée, quand deux personnes veulent la même chose.
Écrivez côte à côte le cas habituel et une exception, chacun avec ce que l'utilisateur voit. Ces deux situations rendent la règle vérifiable.
Exemple. Cas habituel : le café indique le modèle et le numéro de série de la machine, et la réparation peut être attribuée. Exception : le numéro de série manque. La demande est conservée, le café voit quel champ compléter, et la responsable ne peut pas encore l'attribuer.
Dans Ultineo. Quand la règle d'une fonction doit changer, ouvrez la spécification de la fonction et cliquez sur « Apporter une modification ». Dans « Votre demande », décrivez la règle, donnez un exemple habituel et une exception, puis cliquez sur « Envoyer la demande ». Lorsque la spécification reflète la modification, relisez-la, votre exemple en main.
5. Répondez à chaque question là où elle est posée
Celui qui construit votre logiciel reviendra vers vous avec des questions. Une question n'est pas un reproche : elle signale une décision que votre texte a laissée ouverte. Répondez par la règle, un cas habituel et une exception, pas par « oui ».
Gardez la réponse avec l'exigence qu'elle complète. Une décision donnée par téléphone ou dans un e-mail à part est perdue le jour où quelqu'un vérifie le résultat.
Exemple. La question : un café peut-il annuler une réparation confirmée ? La réponse de la responsable : jusqu'à la veille, le café annule et le créneau redevient libre. Le jour même, le café voit le numéro de téléphone de l'atelier et ne peut pas annuler en ligne.
Dans Ultineo. Dans l'espace du projet, une question est posée sur l'élément qu'elle concerne : un domaine métier, une fonction ou une page. Cliquez sur l'icône des tâches dans la barre du haut, consultez « À faire » et ouvrez l'élément, puis ouvrez « Répondre aux précisions » : complétez « Vos réponses », avec un cas normal et une exception si la règle permet plusieurs résultats, et cliquez sur « Envoyer mes réponses ».
6. Transformez vos cas en liste de tests
Recopiez chaque cas habituel et chaque exception dans une seule liste. En face de chacun, écrivez ce que vous devez voir. C'est avec cette liste que vous accepterez le travail, quel que soit celui qui le réalise.
Un écran peut sembler terminé et mal traiter une exception. Vérifiez le comportement d'abord, l'apparence ensuite.
Exemple. La liste de l'atelier compte six lignes : trois cas habituels et trois exceptions. La quatrième dit : « Réparation sans numéro de série : conservée, champ indiqué au café, attribution impossible. » Une page est acceptée quand les six lignes passent.
Dans Ultineo. Dans l'espace du projet, une spécification décrit le comportement prévu, et l'application de développement montre ce qui a effectivement été construit. Pour les comparer, relisez la tâche prévue et ses règles, ouvrez la page construite en développement, puis reproduisez le cas habituel et l'exception décrits dans le besoin. Le test porte sur le comportement autant que sur l'apparence.
Aide-mémoire
Avant de remettre votre cahier des charges
- 1. Racontez une situation
Un parcours, de la première demande au résultat reçu, avec les personnes qui y participent.
- 2. Joignez les documents actuels
Le formulaire, le tableur ou l'e-mail, avec ce qui doit rester et ce qui doit changer.
- 3. Nommez la première version
Un parcours utile que vous pouvez vérifier, et toutes les autres idées dans une liste « plus tard ».
- 4. Écrivez les quatre éléments
Utilisateur, action, informations et résultat, en une phrase pour chaque moment du parcours.
- 5. Ajoutez une exception
Pour chaque règle, le cas qui la change et ce que l'utilisateur voit alors.
- 6. Listez vos cas de test
Chaque cas habituel et chaque exception sur une ligne, avec ce que vous devez voir.
Pour aller plus loin
Préparez votre projet de logiciel avec Ultineo SaaS
Envoyez votre demande : notre équipe étudie chacune d'elles avant l'ouverture du projet.
Questions
Non. Vous pouvez partir du besoin métier, d'exemples et de contraintes, et il n'est pas nécessaire de définir tous les écrans avant de commencer. Les informations techniques sont utiles pour expliquer un système existant ; elles ne remplacent pas une explication claire de l'objectif de vos utilisateurs.
Elle identifie l'utilisateur, l'action, les informations nécessaires et le résultat attendu. Ajoutez les exceptions et les limites importantes, pour ne pas confondre un cas habituel réussi avec un parcours complet.
Non. Dans Ultineo SaaS, un domaine métier regroupe des tâches liées, comme la gestion des clients ou des rendez-vous, et contient plusieurs fonctions et pages. L'interface présente les domaines dans Modules.
Oui. La préparation est le point de départ : les fonctions et les pages se précisent, puis les besoins ultérieurs se décrivent dans les outils du projet. Vérifiez l'effet d'une extension sur votre offre, sans supposer que toute idée est déjà incluse.
Parce qu'une règle ou un résultat reste ambigu : la question indique l'information nécessaire pour continuer. Répondez dans l'élément concerné, pour que la réponse reste liée à sa fonction ou à sa page. Répondre apporte des informations ; cela ne publie pas à lui seul un changement.
Vous envoyez une demande. Chaque demande est étudiée par notre équipe avant l'ouverture du projet, et notre équipe vous répond par e-mail ; il n'y a pas d'inscription en libre-service. Dans l'espace du projet, notre équipe examine aussi la présentation du projet, et la préparation s'arrête à cette étape si l'équipe ne la valide pas.